紅葉も随分進み、見ごろになってきましたね。場所によっては見ごろを過ぎた場所があったり、色づき始めたところもあるようです。

事務所の窓から見える金山も赤や黄色へ色づき、秋ならではの風景を楽しんでおります。

また、たびたび当ブログでも出てくるお花話、

以前お客様から頂いた「ミリオンスター」いうお花を頂いたのですが、ピンクの小さな花がとてもかわいくきれいですよね。

 

花を見て癒されつつ、今日も張り切っていきましょう！

 

「マイナンバーの基礎知識⑨」では、マイナンバーを記載した扶養控除等(異動)申告書は何年保管するのかについて説明しました。

 

「マイナンバーの基礎知識⑩」では、業務で使用しなくなった「マイナンバーが記載されてた資料」の破棄のタイミングについて説明します。

 

●業務で使用しなくなった「マイナンバーが記載された資料」の破棄のタイミング

 

従業員等や取引先などから取得したマイナンバーは、使用する業務が終了後、可能な限り速やかに復元不可能な方法で廃棄しなければならないとされています。

 

廃棄するタイミングは「可能な限り速やかに」とされていますが、事務作業の効率性などを考慮して会社の事業年度末など、時期を決めて定期的に廃棄することが認められています。

そのため、管理の観点からもあらかじめ廃棄のタイミングを社内のルールとして決めておきましょう。

また、扶養控除等(異動)申告書など、書面で取得したマイナンバー記載資料については、取得した年ごとにファイリングするなどして保管すると廃棄する時期が分かりやすくなります。

ちなみに、具体的なマイナンバーが記載された書類等を廃棄すべき時期は以下のとおりです。

 

①法令で保管期限が定められた書類：その保管期限後

 

②報酬等の支払先などからマイナンバーを書面にて取得した場合：法定調書の提出後

 

今年から利用されているマイナンバー。まだ、廃棄すべき時まで先ですので廃棄すべき時期まで、大切にマイナンバーが記載された資料を保管しましょう。

 

 

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公認会計士・税理士 権田 俊枝

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