「マイナンバーの基礎知識⑩」では、業務で使用しなくなった「マイナンバーが記載された書類」の破棄のタイミングについて説明しました。

従業員等や取引先などから取得したマイナンバーは、使用する業務が終了後、可能な限り速やかに復元不可能な方法で廃棄しなければなりませんでしたね。

また、具体的なマイナンバーが記載された書類等を廃棄すべき時期の例を用いて説明もさせて頂きました。

 

「マイナンバーの基礎知識⑪」では、どのようにしてマイナンバーが記載された書類などを廃棄するのかについて説明します。

 

●マイナンバーが記載された書類などは具体的にどのように破棄すればいいの？

 

(１)書面の場合

従業員などは、扶養控除等(異動)届出書にご自身やご家族のマイナンバーを記載するケースのがほとんどではないでしょうか？そのような場合、マイナンバーは書面にて保管することになります。

不要になったマイナンバー記載の書類を何もしないでゴミ箱へ破棄することは、「復元不可能な方法」で破棄したとはいえませね。

書面にマイナンバーが記載されている場合では、下記のような方法が「復元不可能な方法」として挙げられます。

 

①シュレッダーなどの書類破棄専用の機械や道具を用いて細かく切る

 

②焼却する　　　　　・・・など

 

上記の中で一番実務的なのは、「①シュレッダーなどの書類破棄専用の機械や道具を用いて細かく切る」だと思います。

 

(２)パソコンなどに入力したマイナンバー

給与計算ソフトなどに登録するするため、パソコン内にマイナンバーが保存されているケースもあります。

パソコン内に保管されている場合は、そのマイナンバーの登録データ等を消去します。

また、パソコンの買い替えによりパソコン自体を破棄する場合には、データ削除するソフトウエアを用いて、パソコン内のデータを削除したり、ハードディスクを破壊するなどをしてからパソコンを破棄しましょう。

 

マイナンバーの破棄の具体的な破棄方法の代表例を説明しました。

 

また、マイナンバーを破棄した場合には、管理の面で、「いつ」「誰が」「どのようにして破棄」したのかなど、マイナンバー書類等の破棄の記録を残しておきましょう。

 

 

 

 

 

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