スキャナ保存の基礎知識⑤

梅雨が明けたにも関わらず、雨になる日が多いですよね。

梅雨が戻ってきてきたようですよね。

曇りや雨の影響で、気温は３０℃以下とあまり高くはないですが、水分補給などをして体調管理に気を付けていきましょう。

それでは、今日も張り切っていきましょう！

「スキャナ保存の基礎知識④」では、スキャナ保存することによるメリットの「税務調査の対応効率化」について説明しましたね。

スキャナ保存をしていない従来の税務調査では、「大量の書類を運搬する等の事前準備」や「税務調査官が求める資料をコピー」「証憑書類を探す」といった税務調査への対応に多くの時間が必要でした。

ですが、スキャナ保存を導入することにより、パソコンとプリンターを用意しておけば、税務調査官が帳簿等で検索した際に、紐づけされた証憑書類をそのまま印刷することができるため、税務調査への対応時間が短縮されるというメリットがありましたね。

今回の「スキャナ保存の基礎知識⑤」では、スキャナ保存することによるメリットの「リスク管理」について説明します。

●スキャナ保存することによるメリット③

「事業継続計画」というキーワードで注目されている、地震や大雨といった自然災害などがあっても速やかに事業を復旧させるためのための仕組みを考える上でも文書等の電子化は有効な手段の１つとなっています。

例えば、非常事態の時、文書等を紙で保存している場合、膨大な量の文書と一度に持ち出すことはできませんが、電子化させておくことにより、文書等をバックアップすることができるため分散管理をすることができます。

この他にも、電子化させた文書の閲覧や印刷等の権限設定を行えば、情報の機密性が強化されるといったメリットもあります。

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公認会計士・税理士権田俊枝

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