「扶養控除等(異動)届出書」について、「扶養控除等(異動)届出書」へのマイナンバー記載不要とするために作成した「一定の帳簿」の保存期間」について説明しましたね。

この(給与支払者が)作成した「帳簿」は、マイナンバーの記載が不要であるとして、従業員等がマイナンバーの記載をせずに提出した「扶養控除等(異動)届出書」のうち、その従業員が最後に提出したものの法定保存期間(扶養控除等(異動)届出書の提出期限の属する年の翌年１月１０日の翌日から７年間)まで保存する必要があります。

 

そして、この法定保存期間を経過した場合には、その帳簿に記載されたその従業員や扶養親族などのマイナンバーをできるだけ速やかに廃棄等する必要がありましたね。

 

廃棄する際には、「復元不可能」な方法で廃棄する必要があります。 

 

「復元不可能」な廃棄等の例として下記の方法があります。

 

(１)書面の場合

 

書面にマイナンバーが記載されている場合では、下記のような方法が「復元不可能な方法」として挙げられます。

 

①シュレッダーなどの書類破棄専用の機械や道具を用いて細かく切る

 

②焼却する　　　　　・・・など

 

(２)パソコンなどに入力したマイナンバー

 

給与計算ソフトなどに登録するするため、パソコン内にマイナンバーが保存されているケースもあります。

パソコン内に保管されている場合は、そのマイナンバーの登録データ等を消去します。

また、パソコンの買い替えによりパソコン自体を破棄する場合には、データ削除するソフトウエアを用いて、パソコン内のデータを削除したり、ハードディスクを破壊するなどをしてからパソコンを破棄しましょう。

 

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