「マイナンバー」について、「保管期間が経過したマイナンバー等が記載された書類などは、どのように廃棄すればよいのか」について説明しましたね。

法定保存期間を経過した場合には、その帳簿に記載されたその従業員や扶養親族などのマイナンバーをできるだけ速やかに廃棄等する必要がありましたね。廃棄する際には、「復元不可能」な方法で廃棄する必要があります。 

 「復元不可能」な廃棄等の例として、「(１)書面の場合」書面にマイナンバーが記載されている場合」では、「①シュレッダーなどの書類破棄専用の機械や道具を用いて細かく切る」「②焼却する」などの方法が「復元不可能な方法」として挙げられましたね。

給与計算ソフトなどに登録するするため、「(２)パソコン内にマイナンバーが保存されている場合」もありますよね。パソコン内に保管されている場合は、そのマイナンバーの登録データ等を消去します。また、パソコンの買い替えによりパソコン自体を破棄する場合には、データ削除するソフトウエアを用いて、パソコン内のデータを削除したり、ハードディスクを破壊するなどをしてからパソコンを破棄をしてください。

 

今回は、「従業員等から預かったマイナンバーのどのように保管を行えばよいのか」を説明します。

 

マイナンバーを取得してから廃棄するまでにある程度の期間があります。そのため、取得したマイナンバーの漏えい防止のため、安全管理措置が必要になります。

 

そこで、マイナンバーを管理するルールを会社内で決める必要があります。

 

そのルールで大切なことは大きく分けて３つあります。それは・・・

 

(１)誰が責任者なのか、また誰が取り扱うのかといった「人について」

 

(２)どこに、また、どうやって管理するのかといった「管理・保管について」

 

(３)どのように取り扱っていくのかといった「取扱い(ルール)について」

 

また、パソコンでマイナンバーを管理している場合には、

 

・外部からの不正アクセス防止

 

・パソコンの設置場所

 

も重要になります。

 

 「従業員等から預かったマイナンバーはどのように保管を行えばいいの？②」にてもう少し「マイナンバーの保管」について説明をします

 

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