マイナンバーについて、前回は「従業員等から預かったマイナンバーのどのように保管を行えばよいのか」として、「(２)管理・保管について」を下記の４点について、管理する場所や管理方法が適切かを一緒に確認しましたね。 

①マイナンバーが記載された書類等を保管する場所(キャビネットなど)は施錠が可能ですか？

②マイナンバーのデータが登録されているパソコンは、マイナンバー取扱い担当者以外が扱えないように、パスワードなどを設定していますか？

③マイナンバーのデータが登録されているパソコンのウィルス対策は万全(ウィルス対策ソフトが最新版など)ですか？

④マイナンバーが記載された書類やパソコン内に登録されたマイナンバーのデータの破棄の方法を決めていますか？

　マイナンバーが記載された書類などの破棄が完了するまでが、管理・保管です。そのため、マイナンバーが記載された書類などの破棄の方法やどのタイミングで破棄するのか事前に決めておきましょう。

 

今回の「従業員等から預かったマイナンバーはどの方に保管すればいいの？」では、マイナンバーの管理「(２)マイナンバーの取扱い(ルール)について」を説明します。

 

●(３)マイナンバーの取扱い(ルール)について

 

マイナンバーの管理として最後に「マイナンバーの取扱い(ルール)」を決めていきましょう。

下記が「マイナンバーの取扱い(ルール)」の代表的な例です。

 

①マイナンバーが記載された書類などを机の上に放置や、置き忘れをしない。
　※マイナンバーが取扱担当者以外の方の目に触れてしまうことや、紛失防止のためです。

 

②社内で決めたマイナンバーの破棄方法以外でマイナンバー記載の書類やデータを破棄しない。
　※マイナンバーの情報が入っているパソコンを破棄する場合には、データを削除してから破棄し、マイナンバーが記載された書類等では、シュレッダーにかけてから破棄するなど決められた方法で破棄するなど、取扱担当者以外の方に見られないようにします。

 

③マイナンバーを取扱う作業を行う際には、人の出入りが少ない場所や間仕切り等で作業場所を区分して行う。
　※第三者がのぞき見(情報が漏れできない)ようにするためです。

 

④マイナンバー記載の書類等の保管場所は、第三者(特に会社外部の方)の目が届かない場所に保管する。
　※不特定多数の人が訪れる場所(玄関付近の部屋や応接間など)では、マイナンバーの情報が流出する可能性が　　　上がってしまいますので、そのような場所には保管しないようにします。

 

上記の４点の「マイナンバーの取扱い(ルール)」はあくまで代表的なものですので、会社が独自で必要だと思った場合には、どんどん追加して、より良いモノを作って下さい。

 

 

 

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