前回の「新入社員等からマイナンバーを取得する際の注意点⑤」では、マイナンバー管理についてのルール「(２)管理・保管について」説明しましましたね。

マイナンバー管理についてのルール「(２)管理・保管について」の一例として、「①マイナンバーが記載された書類等を保管する場所(キャビネットなど)は施錠が可能な場所で保管をする」「②マイナンバーのデータが登録されているパソコンは、マイナンバー取扱い担当者以外が扱えないように、パスワードなどを設定する」「③マイナンバーのデータが登録されているパソコンのウィルス対策」「④マイナンバーが記載されている書類等の廃棄の方法や時期の決定」４つ紹介しましたね。この４つ以外にも「(２)管理・保管について」のルールはありますので、会社に必要なルールを決めていきましょう。

 

 今回の「新入社員等からマイナンバーを取得する際の注意点⑥」では、マイナンバー管理についてのルール「(３)取扱い(ルール)について」を説明します。

 

●新入社員等からマイナンバーを取得する際の注意点⑥～管理編～

 

マイナンバーの管理についてのルールの最後、「(３)取扱い(ルール)」を決めていきましょう。

「マイナンバーの取扱い(ルール)」の代表的な例として、マイナンバーが取扱い担当者以外の方の目に触れないように、また、紛失防止のため「①マイナンバーが記載された書類などを机の上に放置、置き忘れしない」、第三者等にのぞき見(情報が漏れない無いよう)「②人の出入りが少ない場所や間仕切り等でマイナンバーを取り扱う作業場所を区分する」があります。

この他に、「③社内で決めたマイナンバーの破棄方法以外でマイナンバー記載の書類やデータを破棄しない」「④マイナンバー記載の書類等の保管場所は、第三者(特に会社外部の方)の目が届かない場所に保管する」といったことをルールをして決めていきます。

 

上記の４点の「マイナンバーの取扱い(ルール)」はあくまで代表的なものですので、会社が独自で必要だと思った場合には、どんどん追加して、より良いモノを作っていきましょう。

 

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