前回の「新入社員等からマイナンバーを取得する際の注意点⑥」では、マイナンバー管理についてのルール「(３)取扱い(ルール)について」説明しましましたね。

「マイナンバーの取扱い(ルール)」の代表的な例として、「①　マイナンバーが記載された書類などを机の上に放置、置き忘れしない」「②　人の出入りが少ない場所や間仕切り等でマイナンバーを取り扱う作業場所を区分する」「③　社内で決めたマイナンバーの破棄の方法以外でマイナンバー記載の書類やデータを破棄しない」「④　マイナンバー記載の書類の保管場所は、第三者の目に届かない場所に保管する」　の４つを説明しましたね。 

この他にも、会社が独自で必要だと思った場合には、どんどん追加して、より良いモノを作っていきましょう。

 

今回の「新入社員等からマイナンバーを取得する際の注意点⑦」では、マイナンバーが記載された書類等の廃棄のタイミングを説明します。

 

●新入社員等からマイナンバーを取得する際の注意点⑦～廃棄編～

 

新入社員等から取得したマイナンバーは、使用する業務が終了後、可能な限り速やかに復元不可能な方法で廃棄しなければならないとされています。

 

廃棄するタイミングは「可能な限り速やかに」とされていますが、事務作業の効率性などを考慮して会社の事業年度末など、時期を決めて定期的に廃棄することが認められています。

そのため管理の観点からも、あらかじめ廃棄のタイミングをマイナンバーの取扱いのルールの１つにしておきましょう。

 

 

 

 

 

 

 

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