改正電子帳簿保存法で、電子データの電子保存の義務が発効されて４か月が経ちましたが、

その実践程度はいかがでしょうか？

取引がほぼ電子 で、電子保存もOK！　という方もいらっしゃるでしょうし、

まだまだ紙ベース中心で、猶予措置を利用しちゃってマス！

という事業者の方もいらっしゃると思います。。

 

それで　 下記のことは自分自身も当てはまっていて、これは保存を怠ると後々大変だわ～

という体験談でもありますので、事務所通信にも若干、記しております・・・

 

社員による出張旅費の立替や個人アカウントによる経費購入の精算。実務ではけっこうあるあるではないでしょうか？

 

「経理精算システム」を導入していれば領収書等の電子保存や検索機能が可能ですが、

紙ベースでの立替精算を行う場合、社員個人が受け取った電子データとともに、必要な項目を書いた申請書（交通費や立替払の精算書）を提出が必要ですね。

 

このとき つい立替精算のみに注意が向いてしまい、電子データの保存をうっかり忘れてしまうおそれがないでしょうか？(^^;

 

電子での取引を精算のためにいったん紙出力していても、電子データでの保管が必要です。

 

なので　「経費精算申請書」の文面に、”電子データの提出・あるべき場所（たとえば、共有サーバやUSBメモリNo.〇〇など）への保管を行った”旨のチェック項目をあらかじめ設けておくのです。

ここにチェックが入っていないと 経費精算ができない　という社内ルールです。

電子取引には、ダウンロード期限があったり、先方指定のシステムにアップロードする必要があったりしますので、

うっかり保存を後回しにするとデータは知らぬ間に積りに積もって追跡不可になってしまいます。

後々、苦労しないために  適時”であることがポイントですね！