３月も半分が過ぎました。

発行しているオリジナル事務所通信は、２月中旬までには３＆４月号の制作を終え、その後も確定申告の業務は、今年は順調に進みました(^^)/。

 

これも、ＧＴＤのおかげですね！！

 

前回の１＆２月号では、行動を変えて、自分の生産性をアップさせる手法（ＧＴＤ）を紹介しました。

３＆４月号は、その続編として、 “プロジェクト管理” のカテゴリーに着目しています。

 

 

まずは、「プロジェクト」の定義から。

 

「プロジェクト」と聞くと、なにか目標を達成するための計画や開発･･･のような、ちょっと難しそうな取り組みをイメージしがちです。

でも、ここでは、ごく単純に「ふたつ以上の行動（タスク）を伴う目標」とシンプルに考えます。

 

つまり、「行動を起こすもの」を“ひとつ上の視点から見渡すため”に「プロジェクト」という概念を用いています。

• タスク・・・ひとつの行動で完了できること（目標）
• プロジェクト・・・ふたつ以上のタスクが必要なもの（目標）

 

 

次の「プロジェクト」の例を挙げています。

 

 

たとえば・・・

 

・来期数値目標の作成　　　・資格証明書の更新　　　・スタッフとのミーティング

・自宅のベランダの整理　　・3か月後のセミナー開催準備　　・ペルソナの明確化

・顧客管理システムについて勉強する　　・スタッフ採用方針とその手続きを決める

・リビングにある家電を買い替える　　・あるテーマについて図書館で調べる　･･･etc　

 

 

　これらは、いわば “小さな行動の集合体” 。だから、プロジェクトは「実行」するのではなく、小さな行動を重ねるだけ、とアレン氏はいいます。

 

 次は、「具体的な行動」に移します。

 

 各プロジェクトについて、「望む結果」を明確にしたら、次の小さな一歩を踏み出す、具体的な行動を決めて取り掛かります。“目に見える物理的な行為”であることがポイントです。

 

通信では、具体性のある、動詞の例を挙げています。

　・書く（描く）　・調べる　・尋ねる　・視聴する　・始める　・連絡する　

など、ですね。。

 

・・・ちなみに、

 

・努める　・検討する　・把握する　・様子を見る　・体制をはかる　・目指す　・対応する　等は、ＮＧ動詞です。これらは直接、行動を伴わない動詞です。

皆さん、気をつけましょう～。

 

 

イメージでは、プロジェクトは以下のような流れのように、行動ベースで「タスク」に分解していきます。

このような流れは「水平的な視点」と呼んでいます。

 

 

通信では、ごく基本的なプロジェクトを例に、タスクに分解する方法を挙げています。

プロジェクトのゴールを設定し、それに向かってやることを１項目ずつフセンに書き出します。

各項目に所要時間も記入します。ここでは、自分の作業だけでなく、他者に依頼する作業時間も含めることがポイントです。

 

 

 そのほか、 ”じぶん締切” の考え方も紹介しています。

 

 

たとえば、今日やる予定のタスクに所要時間を割り振って合計してみて、

１日の勤務時間が８時間の場合、所要時間の合計が8時間以上であれば、残業になってしまう可能性が高い、ということ。

 

その場合、仕事のやり方をもっと効率化する、他の人にお願いする、別の日にやれること　等の対策を考えてみます。

 

一般に、所要時間は、自分で考えた時間の１．５倍を確保するのがポイントだと教えてもらいました。

 

 

 ・・・次の５＆６月号のテーマは、プロジェクト管理の「垂直的な視点」について書こうと思っています。

 

個人的には、これが、最もＧＴＤの醍醐味を感じる部分だと考えています＾＾。

 

 

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公認会計士・税理士 権田 俊枝

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